Cách để quản lý nhiều dự án có độ phức tạp lớn cùng một lúc
với chất lượng cao
Cứ mỗi 2 tháng, mình và anh C, mentor của mình từ 2022, lại gặp nhau một lần.
Xuyên suốt 2 năm làm mentee, mình đã trải qua nhiều giai đoạn khác nhau: gap year, làm project manager cho 1 dự án xã hội, tái cấu trúc lại một dự án học sinh để trở thành một tổ chức, bắt đầu đại học, đi intern ở các công ty, làm nghiên cứu với giáo sư.
Anh C đồng hành cùng mình qua hành trình đó và cho mình rất nhiều lời khuyên có giá trị. Và hôm nay, mình sẽ chia sẻ lại với mọi người một trong những bài học quan trọng nhất mà mình đã học được từ anh.
Nhưng trước hết, chúng mình cùng đi qua một số thông tin nền đã nhé!
Nếu đã theo dõi blog của mình lâu, có lẽ bạn đã biết rằng mình luôn là một đứa đa-nhiệm (multitasker), tức là nhạc nào cũng nhảy, và sẽ nhảy sung như nhau, từ hồi còn học cấp 3.
Vậy nên, mình luôn tự tin rằng mình có thể chịu được áp lực, làm việc được với cường độ cao, và là một đa-nhiệm-nhân thần sầu. Bằng chứng là trong năm gap, mình thư thả làm một lúc 3 dự án trong khi chuẩn bị hồ sơ apply đại học (không qua trung tâm), mà vẫn có thời gian đi cafe gặp gỡ bạn bè sáng chiều. Kết quả của tất cả những việc mình cần làm trong năm gap này đều khá mĩ mãn và thành công, theo tiêu chuẩn của riêng bản thân mình.
Cho tới khi mình học đại học.
Trường mình lựa chọn chương trình học 4 kì trong một năm thay vì 2 như thường lệ. Tức là, mình sẽ học 3 môn trong 7 tuần, thay vì 5 - 6 môn trong 12 - 15 tuần như các trường khác. Việc thiết kế chương trình này ra đời với mục đích giúp sinh viên tụi mình được học thật sâu và liên tục ít môn học hơn trong một khoảng thời gian ngắn.
Mình vốn không phải đứa học, nhớ nhanh trong giai đoạn đầu (dù có thể hiểu vấn đề nhanh). Vậy nên khi được thả vào chương trình này, mình khá chới với, đặc biệt với các môn STEM nặng lý thuyết và công thức. Chưa bao giờ mình cảm thấy bản thân phải học nặng tới như vậy cả, dù trước đây mình cũng đã từng ôn thi học sinh giỏi, thi chuyên, thi IB.
Kì 2 của năm nhất, mình đi làm thực tập ở 2 công ty cùng một lúc. Trong khoảng thời gian này, mỗi tuần mình đều check-in với mentor của mình một lần, để kể cho anh về những bài học mình đã có, cũng như những khó khăn mình gặp.
Anh C, vừa làm giám đốc điều hành toàn thời gian cho một công ty đầu tư, vừa làm 2 dự án giáo dục, vừa tự học kiến thức chuyên ngành để hiểu được các deals công ty anh đầu tư, nhưng vẫn sắp xếp được thời gian dành cho gia đình và các mối quan hệ cá nhân khác trong cuộc sống.
Mình thì khác, chới với và burnt out khi vừa đi học, vừa đi làm. Trong kì học này, mình ra ngoài đi chơi với bạn bè cực kì ít, bởi đi học và làm xong là mình đã đủ kiệt sức.
“Anh đã làm thế nào để quản lý nhiều dự án (… - mình không tiện kể tên) có độ phức tạp lớn cùng một lúc, với chất lượng cao vậy ạ?”
Mình kì vọng sẽ được nghe một tip “thần kỳ” nào đấy. Nhưng không.
“Không có cách nào cả! Khi em chọn nhiều thứ để quản lý cùng một lúc, thì em sẽ phải đánh đổi chất lượng của những thứ khác, ví dụ như của những dự án khác em đang làm, hoặc là chất lượng và thời gian ngủ của em.”
Mình hiểu chứ. Nhưng nếu việc nào cũng quan trọng thì phải ưu tiên như thế nào đây?
1. Chọn lọc dự án thật kỹ
Tự trả lời các câu hỏi:
Mình không làm dự án này thì có ảnh hưởng tới hòa bình thế giới không
Mình làm dự án này thì sẽ có được những tác động gì?
Tại sao phải là mình? Mình có đủ thời gian và sự cam kết để làm dự án này không?
a) Không có mình thì cũng được, vẫn có người khác có thể làm tốt → delegate cho họ làm.
b) Không có mình thì không được
→ Đặt câu hỏi “những task này mình có bắt buộc phải làm không? nếu mình không làm thì sao?", và đặt ra ranh giới rõ ràng cho những việc mình SẼ LÀM và SẼ KHÔNG LÀM.
→ Ở những vị trí cao như leader/manager thì hãy nhớ rằng vai trò của mình không phải là làm các tasks nhỏ lẻ mà là quản trị team để đạt được mục tiêu trong bức tranh lớn. Mình sẽ cần ưu tiên thời gian và năng lượng của mình cho những task quan trọng đối với bức tranh lớn.
2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên
Trong 3 việc mình có thể làm tốt hơn người khác (về chất lượng và thời gian), thì việc nào sẽ là ưu tiên số một, số hai, số ba?
Anh C nhấn mạnh rằng, chiến lược ở đây không phải là cố gắng làm hết cả 3 việc quan trọng nhất này theo kiểu rải đều.
Mà là hoàn thành vào thứ tự mình đã sắp xếp cho chúng.
Nếu có đủ thời gian và năng lượng làm cả 3 việc, thì đương nhiên bản thân vẫn sẽ hướng tới kết quả tốt nhất. Nhưng nếu hạn chế về nguồn lực, đây sẽ là cách anh đưa ra chiến lược:
Đối với việc quan trọng nhất, phải làm rất tốt về mặt chất lượng đầu ra.
Đối với việc quan trọng thứ hai, làm với chất lượng chấp nhận được. Khi chưa xong việc số một, sẽ không chuyển qua làm việc số hai này.
Đối với việc quan trọng thứ ba, nếu chưa làm xong 2 việc trên thì sẽ chấp nhận rằng không thể hoàn thành nó. Trong trường hợp này, task sẽ phải giao cho người khác, và/hoặc chấp nhận rằng kết quả có thể sẽ rất tệ, hoặc tệ hơn mức mình mong muốn.
3. Chấp nhận đánh đổi
Dù làm nhiều dự án, anh khuyên mình, nếu có sự lựa chọn, hãy chỉ chọn tập trung quản lý một thứ duy nhất để đạt được kết quả cao nhất.
Khi đã chọn quản lý dự án số 2, số 3, vân vân, mình phải nhận thức được và chấp nhận rằng mình sẽ phải đánh đổi một thứ gì đó khác, có thể là thời gian, kiến thức, hoặc chất lượng của công việc số 1.
4. Chọn/tuyển đúng người đồng hành (đây là điều quan trọng nhất)
Đối với anh C, chọn đúng người, xây dựng đúng team, là điều quan trọng nhất. Để làm được việc này, bản thân mình sẽ cần phải hiểu được team của mình cần người như thế nào, từ đó đưa ra lựa chọn tuyển người hợp lý.
Đối với bối cảnh của mình ở trường, đây có thể là bạn cùng nhóm, cùng câu lạc bộ, cùng chuyên ngành, cùng dự án nghiên cứu.
Vậy, kể từ khi nghe anh C chia sẻ, mình đã thay đổi những gì?
Quyết định chốt chọn chuyên ngành Khoa học dữ liệu, và sắp xếp ưu tiên môn học theo đúng thứ tự - Ngoại ngữ < Môn phụ tự chọn < Môn bắt buộc của core curriculum < Môn chuyên ngành. Tức là, nếu trong một kì học, mình vừa học Toán, vừa học môn Giải pháp cho các vấn đề toàn cầu (Global Challenges), và tiếng Trung, mình sẽ dành 80% sự tập trung và thời gian của mình cho môn toán - yêu cầu môn chuyên ngành của mình.
Quyết định giảm số lượng công việc mình cần phải làm và chọn lọc dự án thật kỹ. Từ tháng Năm tới giờ, mình đã “nói không” với khá nhiều lời mời và cơ hội, vì muốn tập trung vào những ưu tiên quan trọng nhất của bản thân. Mình chấp nhận đánh đổi điều này để đảm bảo sức khỏe của bản thân mình (số giờ đi ngủ, và số giờ tự nấu ăn - kiểm soát dinh dưỡng cho bản thân)
Sắp xếp thứ tự làm việc đúng như Thứ tự ưu tiên của anh C chia sẻ ở trên. Điều bất ngờ mà mình quan sát và phản tư được, đó là mình không những hoàn thành được những việc quan trọng nhất thuộc ưu tiên số 1 với chất lượng cao hơn trước, mà còn có nhiều năng lượng và thời gian để làm công việc ưu tiên số 2 và 3! (Vì sau khi xong được công việc ưu tiên số 1, mình thoải mái và có thể hoàn toàn tập trung vào công việc số 2, rồi số 3). Cảm giác “quằn” ít hơn, nhưng kết quả đầu ra lại cao hơn hẳn!
Chọn đúng người đồng hành, và cắt giảm những mối quan hệ tiêu cực ra khỏi cuộc sống của bản thân. Việc này giúp mình tiết kiệm siêu nhiều thời gian và năng lượng để làm những việc quan trọng khác.
Bài viết đến đây là hết rồi! Mong rằng bài viết đơn giản này có thể hỗ trợ được bạn trong quá trình tư duy về quản lý dự án, sắp xếp ưu tiên và phân bổ nguồn lực ^^
Để nhận được bài viết của mình sớm hơn trên Fanpage & nhận văn hóa phẩm của Audrey hàng tuần (chuyên mục không có trên Facebook), bạn hãy theo dõi Newsletter của mình nhé! Sau khi subscribe, mọi người hãy thêm mình vào Contacts trên Gmail để email của mình không rơi vào thùng Spam nha ^^. Tại đây 🥰🥰:
Cảm ơn và iu bạn rất nhiều <3
#wotn7
Bài viết thuộc thử thách viết 30 ngày của khóa học Writing On The Net.